mercredi 25 avril 2012

Google lance Drive à l'assaut de Dropbox

Après plusieurs années de rumeurs et quelques démarches timides dans ce sens, Google a enfin lancé son service de stockage en-ligne, Google Drive. Concurrent des Box.com et autres Skydrive (Microsoft), il se démarque du leader Dropbox par un positionnement plus compatible avec une utilisation en entreprise.

À quoi cela sert-il?


Le principe est le même pour tous ces services: permettre aux utilisateurs de synchroniser leurs fichiers entre plusieurs ordinateurs à travers diverses plateformes. Le cas d'utilisation standard est simple: je travaille sur un document (texte, tableur, image... ou n'importe quel type de fichier) sur mon ordinateur fixe au bureau ; comment faire pour pouvoir continuer de travailler lorsque je suis à mon domicile avec mon ordinateur portable? Précédemment, j'aurais dû faire une copie du fichier avant de partir (sur une clé USB ou par e-mail...), la charger sur le portable, ne pas oublier de le remplacer après avoir fini les modifications et la recharger sur l'ordinateur du bureau une fois de retour. Outre le temps perdu à faire ces divers transferts, ce processus suppose que je n'oublie pas de le réaliser et est propice à de nombreuses erreurs (qui n'a jamais travaillé sans s'en rendre compte sur une ancienne version d'un document...). Les disques partagés limitent les manipulations mais supposent des configurations complexes qui en limitent l'usage à des situations bien spécifiques (sur des ordinateurs reliés par VPN au réseau d'entreprise, etc.). Grâce au cloud, ces limitations disparaissent et des fonctionnalités avancées voient le jour: ces services vont en effet répliquer ou centraliser sur Internet les répertoires que j'aurai désignés. Leurs contenus seront donc disponibles et mis-à-jour en permanence. Pour rendre leur utilisation transparence, ces services disposent d'applications à installer sur toutes les machines que l'on souhaite et qui vont se charger de synchroniser en permanence le contenu des répertoires locaux avec le cloud. Dans mon exemple, une fois que j'aurai enregistré mon document de travail sur mon ordinateur de bureau, celui-ci sera automatiquement créé/mis-à-jour sur le cloud et sera donc disponible à travers un simple client web où que je sois et téléchargé localement sur tous mes environnements (smartphone, PC, portable, etc.).

Les particularités de Google Drive par rapport à la concurrence

À partir de cette mécanique commune, Google Drive étend les fonctionnalités de sa solution en proposant les avantages suivants (présents pour certaines dans les solutions concurrentes ou bien exclusives à Google):

  • Intégration avec les Google Docs: les documents créés avec Google Docs sont, par défaut, disponibles dans le Drive des utilisateurs, ce qui permet d'avoir une vision exhaustive des fichiers;
  • Partage des fichiers: les fichiers/dossiers peuvent être partagés de manière nominative (avec obligation de connexion) ou publique. Google attribue à chaque fichier stocké une URL spécifique. Cette URL peut être diffusée pour que d'autres personnes puissent avoir accès (lecture seule/commentaires/édition) aux contenus correspondants. Ainsi, les avantages des Google Docs s'étendent maintenant à tout type de fichier. Pour envoyer des informations à un ou plusieurs contacts (qu'ils aient un compte Google ou non), il n'est plus nécessaire d'envoyer des fichiers-joints lourds et vite obsolètes... J'envoie juste le lien correspondant à mon fichier et les destinataires pourront le télécharger/consulter/modifier quand ils le souhaiteront: ils auront toujours la dernière version du document!
  • Commentaires liés: Google stocke, pour chaque fichier, les différents commentaires qui lui sont rattachés. Il est ainsi possible d'avoir une discussion concernant un document sans, pour autant, encombrer celui-ci.
  • Espace de stockage: par défaut, chaque utilisateur Google Apps dispose d'un espace de stockage gratuit de 5 Go (au lieu de 1 Go, précédemment) pour tous les fichiers hors-Google Docs. Comme avant, les fichiers Google Docs sont illimités et les fichiers partagés ne comptent que dans le quota de leur propriétaire. Outre la possibilité pour les utilisateurs Google Apps d'ajouter de l'espace de stockage (de 25Go à 16To) sur et à leur compte (tarifs), les entreprises peuvent maintenant acheter ces espaces supplémentaires et les rendre disponibles pour leurs employés de manière générale ou spécifique.  
  • Partage à des groupes: en liant la fonctionnalité de groupes à Drive, l'utilisateur peut, facilement partager des dossiers avec tous les membres d'un groupe sans même avoir à les connaître (par exemple, pour partager des informations avec le département marketing, RH, etc.).
  • Synchronisation sélective: dans un surprenant retournement de situation, c'est maintenant l'espace sur les disques durs locaux qui est susceptible de manquer pour stocker l'ensemble de nos données stockées sur le cloud. Il est donc heureux que Google ait pensé à offrir la possibilité d'exclure des dossiers de la synchronisation locale. Ainsi, l'on pourra décider, par exemple, de synchroniser un portable avec le dossier commercial mais pas le dossier technique pour éviter d'encombrer le disque dur avec des informations inutiles dans un contexte nomade. Quitte à accéder à l'interface web du Drive pour récupérer ponctuellement des fichiers spécifiques...
  • Sauvegarde incrémentale: par défaut, Google Drive stocke toutes les versions d'un document, permettant, ainsi de revenir en arrière si besoin.
  • Intégration Google Apps: grâce aux API disponibles dès le lancement du service, Drive devient un composant intégré à Google Apps et, potentiellement à tout un ensemble d'applications-tierces qui profiteront de cet espace de stockage sécurisé sur le cloud pour simplifier le travail de leurs utilisateurs. 
  • Consultation web: Google Drive permet également d'ouvrir directement dans le navigateur des documents provenant d'un large panel d'applications (Photoshop, etc.).
  • Le moteur de recherche de Google appliqué à nos données: c'est donc la possibilité de rechercher parmi nos propres données de manière aussi efficace que lorsque l'on recherche sur le web.

Que manque-t-il à Google Drive?

Au rayon des déceptions (peut-être juste temporaires), on peut compter:
  • Impossibilité de partager les espaces de stockage: en clair, chaque utilisateur dispose d'un quota de stockage spécifique qui, s'il ne l'utilise pas, ne peut pas être récupéré par les autres utilisateurs du domaine. Ce n'est pas dramatique mais il aurait été appréciable pour l'entreprise de pouvoir mutualiser un espace unique entre ses collaborateurs au lieu de fournir à chacun des quotas de stockage potentiellement sous ou sur-dimensionnés.
  • Pas de versionning automatique et explicite: le fait de faire évoluer des documents de manière fluide et transparence peut constituer un léger inconvénient dans les cas où l'on souhaite figer (pour des raisons légales ou pour des besoins de reporting) un document dans un état spécifique. S'il est, bien entendu, possible de réaliser cette action manuellement, il aurait été intéressant de la systématiser et de l'automatiser au moyen de Google Drive.
  • Un seul compte par application: à l'heure actuelle, il n'est possible de lier l'application locale de Google Drive qu'avec un seul compte Google Apps. Pour les utilisateurs qui disposent de plusieurs comptes Google (un, personnel et un, professionnel, par exemple), cette limitation (quoique compréhensible) est dommageable. 
  • Prix du stockage additionnel: Bien que compétitive par rapport à la concurrence, la nouvelle tarification de l'espace additionnel est largement supérieure à celle de l'ancien service Google Docs. Il est vrai néanmoins que les fonctionnalités sont largement supérieures...

Que faire pour y avoir accès?

Google Drive sera déployé progressivement dans les semaines à venir, et disponible ici. Les applications locales sont déjà disponibles pour MacOS, Windows et Android (les autres environnements seront disponibles bientôt). Les administrateurs dont les domaines sont déployés peuvent, d'ores et déjà, contacter leur revendeur Google Apps pour obtenir des espaces de stockage supplémentaires.

lundi 23 avril 2012

Comme tous les systèmes de messagerie, Gmail peut ne pas fonctionner...

Sous un titre inquiétant se cache en fait une constatation rassurante concernant la capacité qu'a Google de gérer les inéluctables problèmes techniques.

Suite à un problème technique, Gmail a été indisponible pendant près de deux heures pour près de 10% des utilisateurs mardi dernier (17 avril). Bien que la panne ait pu avoir des conséquences négatives pour les utilisateurs, il est intéressant de noter quelques points afin de les mettre en perspective.

Tout d'abord, le fait que, finalement, deux heures de dysfonctionnements sur 6 mois d'activité (la précédente panne de ce genre remontait à octobre 2011), cela reste relativement négligeable et parfaitement dans les limites couvertes par le SLA de 99,9% de disponibilité garanties aux utilisateurs de Google Apps for Business. Au regard de la fiabilité des systèmes on-premise traditionnels et de leurs sempiternels "arrêts pour maintenance planifiée" ou bien des contre-performances de la concurrence, cette statistique fait plutôt office de bon résultat...

De plus, la transparence est à mettre au crédit de Google, qui a maintenu les utilisateurs informés à travers le tableau de bord dédié.

Enfin et surtout, l'architecture en cloud a prouvé son efficacité puisque durant l'interruption, ce ne sont pas tous les utilisateurs qui ont été privés de messagerie mais une proportion limitée (en l'occurrence, les problèmes se sont concentrés sur le continent américain, laissant les utilisateurs européens relativement à l'abri). Cela signifie que la messagerie n'était pas éteinte pour tout le monde et que donc, contrairement à ce qui se serait passé dans une entreprise où, lorsque le serveur de messagerie tombe, tout le monde en pâtit, une partie de l'activité des entreprises concernées a pu être maintenue.

En conclusion et à titre de leçon pour les utilisateurs de Google Apps, le recours à des solutions de sauvegarde offline des messages (que ce soit au moyen de Chrome, Thunderbird, Outlook Express ou bien, de manière plus industrialisée, au moyen d'applications telles que celles de SysCloudSoft) constitue une manière simple et efficace de limiter les dommages dûs à l'indisponibilité de Gmail, aussi peu souvent que cela puisse se produire.

mercredi 11 avril 2012

Les outils des nouvelles manières de travailler

Gartner, sous la plume d'un de ses vice-présidents, Tom Austin, évoque dans un très intéressant article les 10 principales tendances concernant l'évolution des modes de travail dans les années récentes et à venir.  Plusieurs de ces tendances favorisent et/ou se doivent plus ou moins directement à l'émergence et la diffusion de technologies telles que le cloud et la mobilité, qui sont au cœur de l'offre de Google Apps.

"Collectives impact organisations' success or failure."
Les outils bureautiques de Google se prêtent particulièrement bien au travail en essaim et au-delà des limites traditionnelles de l'organisation dans un contexte hyper-connecté. En effet, la collaboration native et synchrone de ces applications autorise, non seulement à des employés de l'entreprise de travailler simultanément sur un même document mais peut également inclure des individus externes, qu'ils aient ou non un compte Google Apps.

"Most non-routine processes will also be highly informal."
La rapidité et la simplicité de mise en place de formulaires, sites webs privés ou publics permet, par ailleurs, d'augmenter la spontanéité du travail tout en garantissant une "réemployabilité" aisée des modèles mis en place et en privilégiant la production de contenus au lieu de la focalisation sur les process de création, en cohérence avec les tendances de "déroutinisation" et "déformalisation" du travail.

"In this work environment, the lines between personal, professional, social and family matters, will disappear."
Enfin, quel meilleur support pour la virtualisation de l'espace de travail qu'un ensemble applicatif et des données disponibles en intégralité quelque soit le lieu et l'heure, au moyen d'une simple connexion Internet?