mardi 27 mars 2012

Que manque-t-il à Google Apps?

La question revient fréquemment, en particulier au vu de la compétitivité de son prix qui incite les analystes sérieux à rechercher le loup... Il serait bien entendu absurde d'affirmer la solution Google Apps comme étant exhaustive et l'on trouvera toujours à redire concernant tel ou tel choix de développement. Mais, outre les critiques de mauvaise foi et celles, fondées, mais trop spécifiques pour concerner une part significative des utilisateurs, la communauté Google Apps reconnaît l'existence d'un certain nombre de lacunes plus ou moins impactantes. À mon sens, voici les principales:

Des tâches dignes de ce nom: même si de nombreuses alternatives existent dans le Marketplace ou à l'extérieur, l'outil de gestion des tâches standard intégré à Gmail est par trop basique pour satisfaire des besoins un tant soit peu avancés (délégation de tâches, suivi et affichage multi-critères, etc.) et les API qui permettraient éventuellement d'enrichir leurs fonctionnalités ne sont pas au niveau de celles des autres applications. En d'autres termes, cet outil ne satisfera que les utilisateurs très occasionnels qui n'ont pas d'expérience avec d'autres gestionnaire de tâches. Nous recommanderons aux autres de compléter leurs Google Apps avec des solutions telles que Toodledo (pour un usage individuel), Producteev (pour un usage collectif personnel et professionnel) ou Zoho Project (pour un usage purement professionnel en mode projet).

Une fonction de tri des e-mails! Aussi étonnant que cela puisse paraître, Gmail n'offre pas la possibilité à l'utilisateur de trier ses mails d'une autre manière que par date. Il est vrai que le classement des messages par conversation, la recherche avancée et la catégorisation automatique ou manuelle des messages au moyen des libellés permettent de retrouver beaucoup plus facilement les informations dans la plupart des cas. Néanmoins, dans les quelques situations où le contexte que l'on arrive à déterminer est insuffisant pour filtrer un nombre suffisant de messages, il serait utile de pouvoir changer leur ordre d'affichage.

Quelques fonctionnalités avancées dans le tableur: il serait pratique de pouvoir profiter des capacités de calcul déportées sur les serveurs de Google pour faire exécuter au tableur des fonctions un peu avancées telles que la gestion de scénario ou les tables à double-entrées, toutes deux disponibles sur MS Excel. Bien qu'elles soient l'apanage d'un nombre relativement restreint d'utilisateurs, ces fonctions permettraient de positionner Google Docs non plus seulement comme le meilleur outil de collaboration pour les documents relativement simples mais également pour des documents complexes. Il serait également judicieux d'améliorer l'aide à la saisie des formules, qui disparaît quand on en a le plus besoin...

Une intégration plus poussée entre les Google Docs et au sein du domaine. Alors que l'architecture Cloud permettrait théoriquement de simplifier les problématiques de cohérence de formats et au sein de la société et l'intégration des outils les uns avec les autres, Google n'en tire pas profit pour présenter une solution plus efficace que ses concurrents. À quand les feuilles de style et les thèmes de couleurs partagés à travers le domaine, l'insertion de tableaux dynamiques dans les textes et présentations?.. 

Des accès hors-ligne en ligne avec les attentes des utilisateurs sédentaires. 
Là encore, des solutions de contournement permettent de compenser les lacunes de Google Apps en terme d'accès hors-ligne aux données : entre les clefs 3G qui permettent de repousser la limite de l'aire d'accès à Internet (mais en ne répondant que partiellement au besoin des utilisateurs en avion ou à l'étranger) et le recours à des applications complémentaires (Thunderbird, MS Office, Open Office...) pour autoriser l'édition des documents et e-mails hors-connexion, Google Apps s'accomode relativement bien aux situations dans lesquelles Internet n'est pas disponible... pour peu que ces situations aient été anticipées et les mesures adéquates, prises. Or, ces mesures vont à l'encontre de la philosophie des Google Apps (pas de licences logiciel, limitation des déploiements et de la maitenance...) et en limitent de fait la portée. Certaines de ces barrières sont, peu à peu, supprimées par l'OS Chrome, qui, combiné à Google Apps, autorise maintenant l'édition et la consultation d'e-mails et la lecture de documents hors-connexion. On espère que les fonctionnalités manquantes viendront vite compléter cet édifice...

Et vous, quelles fonctionnalités vous semblent manquer à Google Apps?

vendredi 9 mars 2012

Google Apps dans les administrations publiques françaises

Afin de satisfaire aux contraintes légales de l'administration américaine, Google a mis en place une version de Google Apps for Business spécifiques aux administrations publiques: Google Apps for Government. Fondamentalement, la principale différence avec Google Apps for Business est la garantie de stockage des informations exclusivement sur le sol américain. Grâce à cette disposition, les Google Apps ont déjà pu être installées avec succès dans la mairie de Los Angeles, d'Orlando ou dans le District of Columbia Government (soit l'administration qui gère les établissements publics de la ville de Washington)... Cette version n'a, bien entendu, pas vocation à être commercialisée en-dehors des États-Unis. Est-ce à dire que les Google Apps ne conviennent pas aux administrations publiques étrangères, et, a fortiori, françaises? Non. Nos organisations publiques et collectivités locales peuvent parfaitement profiter de Google Apps.

Est-ce utile?
Les avantages des Google Apps sont nombreux. Mais l'argumentaire qui s'applique aux entreprises privées est globalement identique pour les organisations publiques et il n'y a pas lieu, ici, de les lister de nouveau. Tout au plus peut-on rappeler que la vocation de transparence et de génération d'informations des organisations publiques est idéalement adressée par les fonctionnalités de diffusion incluses dans Google Apps: de l'application Sites, qui permet à n'importe quel utilisateur de créer un site participatif (le site de la mairie, les renseignements sur une procédure, etc.) à Agenda, qui permet de diffuser un calendrier d'événements publics (le programme culturel de la MJC...) en passant par Docs, avec lesquels des formulaires peuvent être postés sur Internet en moins d'une minute..., les outils inclus facilitent le travail des fonctionnaires et contribuent à mieux informer les administrés.

Est-ce légal?
Oui. Rien n'interdit à une administration publique de recourir au cloud de Google dans la mesure où celle-ci est certifiée Safe Harbor.
Est-ce intéressant financièrement?
À chaque administration de faire le calcul. Mais à fonctionnalités et sécurité égales, aucune solution du marché n'est plus compétitive. Paradoxalement, la simplicité du modèle de précification de Google Apps complique quelque peu la comparaison du coût par rapport aux solutions traditionnelles. En effet, par opposition aux systèmes qui distribuent les coûts dans divers comptes (investissements matériels et immatériels, charges salariales, d'exploitation...) de manière plus ou moins explicite (licences de messagerie et bureautique, serveurs, maintenance, mises-à-jour, électricité pour alimenter et refroidir les serveurs, protection anti-virus, protection anti-spam, stockage...), avec Google Apps, tout est inclus dans les 40€ HT annuels par utilisateur. De plus, la variabilisation complète des coûts en fonction du besoin correspond mieux au fonctionnement budgétaire des administrations publiques.

Est-ce sûr?
Là encore, les bénéfices en terme de sécurité ne sont pas spécifiques aux administrations publiques et les arguments qui auront convaincu 4 millions d'entreprise, parmi lesquelles, une des plus 40 plus grandes banques mondiales s'appliquent également aux collectivités territoriales et autres agences d'état dont la sécurité informatique est une priorité.

Qu'en est-il de la confidentialité des données?
Le contrat d'utilisation de Google Apps for Business est explicite: "le Client possède tous les Droits de propriété intellectuelle associés à ses données". En clair, les messages ne sont "consultés" par les algorithmes de Google qu'afin de les classifier pour l'utilisateur (virus, spam, filtres, etc.). Ils ne servent pas de support à de la publicité (absente des Google Apps) et bien entendu, ne sont vendus à aucune entreprise tierce.
Reste enfin la méfiance liée au Patriot Act et, plus généralement, à la capacité qu'auraient les États-Unis à accéder aux données. Il faut être clair: théoriquement, oui, des agences de renseignement américaines pourraient obtenir accès à un extrait des données d'un utilisateur de Google Apps. Il faudrait, pour cela, soit convaincre un juge que ces données sont nécessaires à l'exécution d'une enquête criminelle en cours, soit que le FBI puisse soupçonner qu'elles contiennent des informations de nature terroriste. Aussi révoltant que cela puisse paraître pour un Européen, c'est une réalité qui concerne toutes les sociétés américaines même concernant des clients et des opérations résidant ou ayant lieu hors du territoire américain. Il est néanmoins à noter que:

Mais surtout, dans un contexte aussi sensible que celui de la protection de données ayant trait aux citoyens français, il est important de se poser les questions de manière pragmatique: quel "ennemi" représente le plus grand danger pour une collectivité territoriale française: l'état américain ou des hackers en colère? qui est le plus en mesure de porter préjudice à une administration: un employé de Google ou bien un fonctionnaire en procédure de licenciement?...