jeudi 14 juin 2012

Google acquiert le leader de la productivité mobile

Si les détails et les projets sont encore secrets, les utilisateurs de Google Apps ont tout lieu de se réjouir de la récente acquisition par Google de l'entreprise QuickOffice. Rappelons que QuickOffice est aujourd'hui un leader dans le domaine des applications bureautiques mobiles. Son produit-phare, QuickOffice Pro, permet déjà à des millions d'utilisateurs de visualiser, créer et éditer des documents Word, Excel, Powerpoint et PDF.

Quels bénéfices est-il raisonnable d'attendre d'une potentielle intégration entre QuickOffice et Google Docs/Drive?

L'intégration des fonctionnalités de QuickOffice dans les applications mobiles de Google Docs permet d'imaginer la possibilité d'ouvrir et d'éditer directement es documents aux formats Microsoft Office ou PDF depuis l'interface Google Docs (Mobile et pourquoi pas online) sans nécessiter d'application supplémentaire.

Inversement, l'expertise des ingénieurs de QuickOffice en terme d'ergonomie nous fait espérer une amélioration des capacités d'édition des documents Google depuis les environnements mobiles.

Enfin, l'intégration de QuickOffice et de Google Drive laisse entrevoir des possibilités de fonctionnement plus transparent du mode hors-connexion où il ne serait plus nécessaire d'anticiper qu'un document devrait être accessible hors-connexion. Par exemple, Google Drive pourrait intégrer une fonction de conversion automatique des documents Google dans un format modifable hors-connexion pour l'édition impromptue d'une présentation dans l'avion depuis un simple smartphone...

mercredi 25 avril 2012

Google lance Drive à l'assaut de Dropbox

Après plusieurs années de rumeurs et quelques démarches timides dans ce sens, Google a enfin lancé son service de stockage en-ligne, Google Drive. Concurrent des Box.com et autres Skydrive (Microsoft), il se démarque du leader Dropbox par un positionnement plus compatible avec une utilisation en entreprise.

À quoi cela sert-il?


Le principe est le même pour tous ces services: permettre aux utilisateurs de synchroniser leurs fichiers entre plusieurs ordinateurs à travers diverses plateformes. Le cas d'utilisation standard est simple: je travaille sur un document (texte, tableur, image... ou n'importe quel type de fichier) sur mon ordinateur fixe au bureau ; comment faire pour pouvoir continuer de travailler lorsque je suis à mon domicile avec mon ordinateur portable? Précédemment, j'aurais dû faire une copie du fichier avant de partir (sur une clé USB ou par e-mail...), la charger sur le portable, ne pas oublier de le remplacer après avoir fini les modifications et la recharger sur l'ordinateur du bureau une fois de retour. Outre le temps perdu à faire ces divers transferts, ce processus suppose que je n'oublie pas de le réaliser et est propice à de nombreuses erreurs (qui n'a jamais travaillé sans s'en rendre compte sur une ancienne version d'un document...). Les disques partagés limitent les manipulations mais supposent des configurations complexes qui en limitent l'usage à des situations bien spécifiques (sur des ordinateurs reliés par VPN au réseau d'entreprise, etc.). Grâce au cloud, ces limitations disparaissent et des fonctionnalités avancées voient le jour: ces services vont en effet répliquer ou centraliser sur Internet les répertoires que j'aurai désignés. Leurs contenus seront donc disponibles et mis-à-jour en permanence. Pour rendre leur utilisation transparence, ces services disposent d'applications à installer sur toutes les machines que l'on souhaite et qui vont se charger de synchroniser en permanence le contenu des répertoires locaux avec le cloud. Dans mon exemple, une fois que j'aurai enregistré mon document de travail sur mon ordinateur de bureau, celui-ci sera automatiquement créé/mis-à-jour sur le cloud et sera donc disponible à travers un simple client web où que je sois et téléchargé localement sur tous mes environnements (smartphone, PC, portable, etc.).

Les particularités de Google Drive par rapport à la concurrence

À partir de cette mécanique commune, Google Drive étend les fonctionnalités de sa solution en proposant les avantages suivants (présents pour certaines dans les solutions concurrentes ou bien exclusives à Google):

  • Intégration avec les Google Docs: les documents créés avec Google Docs sont, par défaut, disponibles dans le Drive des utilisateurs, ce qui permet d'avoir une vision exhaustive des fichiers;
  • Partage des fichiers: les fichiers/dossiers peuvent être partagés de manière nominative (avec obligation de connexion) ou publique. Google attribue à chaque fichier stocké une URL spécifique. Cette URL peut être diffusée pour que d'autres personnes puissent avoir accès (lecture seule/commentaires/édition) aux contenus correspondants. Ainsi, les avantages des Google Docs s'étendent maintenant à tout type de fichier. Pour envoyer des informations à un ou plusieurs contacts (qu'ils aient un compte Google ou non), il n'est plus nécessaire d'envoyer des fichiers-joints lourds et vite obsolètes... J'envoie juste le lien correspondant à mon fichier et les destinataires pourront le télécharger/consulter/modifier quand ils le souhaiteront: ils auront toujours la dernière version du document!
  • Commentaires liés: Google stocke, pour chaque fichier, les différents commentaires qui lui sont rattachés. Il est ainsi possible d'avoir une discussion concernant un document sans, pour autant, encombrer celui-ci.
  • Espace de stockage: par défaut, chaque utilisateur Google Apps dispose d'un espace de stockage gratuit de 5 Go (au lieu de 1 Go, précédemment) pour tous les fichiers hors-Google Docs. Comme avant, les fichiers Google Docs sont illimités et les fichiers partagés ne comptent que dans le quota de leur propriétaire. Outre la possibilité pour les utilisateurs Google Apps d'ajouter de l'espace de stockage (de 25Go à 16To) sur et à leur compte (tarifs), les entreprises peuvent maintenant acheter ces espaces supplémentaires et les rendre disponibles pour leurs employés de manière générale ou spécifique.  
  • Partage à des groupes: en liant la fonctionnalité de groupes à Drive, l'utilisateur peut, facilement partager des dossiers avec tous les membres d'un groupe sans même avoir à les connaître (par exemple, pour partager des informations avec le département marketing, RH, etc.).
  • Synchronisation sélective: dans un surprenant retournement de situation, c'est maintenant l'espace sur les disques durs locaux qui est susceptible de manquer pour stocker l'ensemble de nos données stockées sur le cloud. Il est donc heureux que Google ait pensé à offrir la possibilité d'exclure des dossiers de la synchronisation locale. Ainsi, l'on pourra décider, par exemple, de synchroniser un portable avec le dossier commercial mais pas le dossier technique pour éviter d'encombrer le disque dur avec des informations inutiles dans un contexte nomade. Quitte à accéder à l'interface web du Drive pour récupérer ponctuellement des fichiers spécifiques...
  • Sauvegarde incrémentale: par défaut, Google Drive stocke toutes les versions d'un document, permettant, ainsi de revenir en arrière si besoin.
  • Intégration Google Apps: grâce aux API disponibles dès le lancement du service, Drive devient un composant intégré à Google Apps et, potentiellement à tout un ensemble d'applications-tierces qui profiteront de cet espace de stockage sécurisé sur le cloud pour simplifier le travail de leurs utilisateurs. 
  • Consultation web: Google Drive permet également d'ouvrir directement dans le navigateur des documents provenant d'un large panel d'applications (Photoshop, etc.).
  • Le moteur de recherche de Google appliqué à nos données: c'est donc la possibilité de rechercher parmi nos propres données de manière aussi efficace que lorsque l'on recherche sur le web.

Que manque-t-il à Google Drive?

Au rayon des déceptions (peut-être juste temporaires), on peut compter:
  • Impossibilité de partager les espaces de stockage: en clair, chaque utilisateur dispose d'un quota de stockage spécifique qui, s'il ne l'utilise pas, ne peut pas être récupéré par les autres utilisateurs du domaine. Ce n'est pas dramatique mais il aurait été appréciable pour l'entreprise de pouvoir mutualiser un espace unique entre ses collaborateurs au lieu de fournir à chacun des quotas de stockage potentiellement sous ou sur-dimensionnés.
  • Pas de versionning automatique et explicite: le fait de faire évoluer des documents de manière fluide et transparence peut constituer un léger inconvénient dans les cas où l'on souhaite figer (pour des raisons légales ou pour des besoins de reporting) un document dans un état spécifique. S'il est, bien entendu, possible de réaliser cette action manuellement, il aurait été intéressant de la systématiser et de l'automatiser au moyen de Google Drive.
  • Un seul compte par application: à l'heure actuelle, il n'est possible de lier l'application locale de Google Drive qu'avec un seul compte Google Apps. Pour les utilisateurs qui disposent de plusieurs comptes Google (un, personnel et un, professionnel, par exemple), cette limitation (quoique compréhensible) est dommageable. 
  • Prix du stockage additionnel: Bien que compétitive par rapport à la concurrence, la nouvelle tarification de l'espace additionnel est largement supérieure à celle de l'ancien service Google Docs. Il est vrai néanmoins que les fonctionnalités sont largement supérieures...

Que faire pour y avoir accès?

Google Drive sera déployé progressivement dans les semaines à venir, et disponible ici. Les applications locales sont déjà disponibles pour MacOS, Windows et Android (les autres environnements seront disponibles bientôt). Les administrateurs dont les domaines sont déployés peuvent, d'ores et déjà, contacter leur revendeur Google Apps pour obtenir des espaces de stockage supplémentaires.

lundi 23 avril 2012

Comme tous les systèmes de messagerie, Gmail peut ne pas fonctionner...

Sous un titre inquiétant se cache en fait une constatation rassurante concernant la capacité qu'a Google de gérer les inéluctables problèmes techniques.

Suite à un problème technique, Gmail a été indisponible pendant près de deux heures pour près de 10% des utilisateurs mardi dernier (17 avril). Bien que la panne ait pu avoir des conséquences négatives pour les utilisateurs, il est intéressant de noter quelques points afin de les mettre en perspective.

Tout d'abord, le fait que, finalement, deux heures de dysfonctionnements sur 6 mois d'activité (la précédente panne de ce genre remontait à octobre 2011), cela reste relativement négligeable et parfaitement dans les limites couvertes par le SLA de 99,9% de disponibilité garanties aux utilisateurs de Google Apps for Business. Au regard de la fiabilité des systèmes on-premise traditionnels et de leurs sempiternels "arrêts pour maintenance planifiée" ou bien des contre-performances de la concurrence, cette statistique fait plutôt office de bon résultat...

De plus, la transparence est à mettre au crédit de Google, qui a maintenu les utilisateurs informés à travers le tableau de bord dédié.

Enfin et surtout, l'architecture en cloud a prouvé son efficacité puisque durant l'interruption, ce ne sont pas tous les utilisateurs qui ont été privés de messagerie mais une proportion limitée (en l'occurrence, les problèmes se sont concentrés sur le continent américain, laissant les utilisateurs européens relativement à l'abri). Cela signifie que la messagerie n'était pas éteinte pour tout le monde et que donc, contrairement à ce qui se serait passé dans une entreprise où, lorsque le serveur de messagerie tombe, tout le monde en pâtit, une partie de l'activité des entreprises concernées a pu être maintenue.

En conclusion et à titre de leçon pour les utilisateurs de Google Apps, le recours à des solutions de sauvegarde offline des messages (que ce soit au moyen de Chrome, Thunderbird, Outlook Express ou bien, de manière plus industrialisée, au moyen d'applications telles que celles de SysCloudSoft) constitue une manière simple et efficace de limiter les dommages dûs à l'indisponibilité de Gmail, aussi peu souvent que cela puisse se produire.

mercredi 11 avril 2012

Les outils des nouvelles manières de travailler

Gartner, sous la plume d'un de ses vice-présidents, Tom Austin, évoque dans un très intéressant article les 10 principales tendances concernant l'évolution des modes de travail dans les années récentes et à venir.  Plusieurs de ces tendances favorisent et/ou se doivent plus ou moins directement à l'émergence et la diffusion de technologies telles que le cloud et la mobilité, qui sont au cœur de l'offre de Google Apps.

"Collectives impact organisations' success or failure."
Les outils bureautiques de Google se prêtent particulièrement bien au travail en essaim et au-delà des limites traditionnelles de l'organisation dans un contexte hyper-connecté. En effet, la collaboration native et synchrone de ces applications autorise, non seulement à des employés de l'entreprise de travailler simultanément sur un même document mais peut également inclure des individus externes, qu'ils aient ou non un compte Google Apps.

"Most non-routine processes will also be highly informal."
La rapidité et la simplicité de mise en place de formulaires, sites webs privés ou publics permet, par ailleurs, d'augmenter la spontanéité du travail tout en garantissant une "réemployabilité" aisée des modèles mis en place et en privilégiant la production de contenus au lieu de la focalisation sur les process de création, en cohérence avec les tendances de "déroutinisation" et "déformalisation" du travail.

"In this work environment, the lines between personal, professional, social and family matters, will disappear."
Enfin, quel meilleur support pour la virtualisation de l'espace de travail qu'un ensemble applicatif et des données disponibles en intégralité quelque soit le lieu et l'heure, au moyen d'une simple connexion Internet?

mardi 27 mars 2012

Que manque-t-il à Google Apps?

La question revient fréquemment, en particulier au vu de la compétitivité de son prix qui incite les analystes sérieux à rechercher le loup... Il serait bien entendu absurde d'affirmer la solution Google Apps comme étant exhaustive et l'on trouvera toujours à redire concernant tel ou tel choix de développement. Mais, outre les critiques de mauvaise foi et celles, fondées, mais trop spécifiques pour concerner une part significative des utilisateurs, la communauté Google Apps reconnaît l'existence d'un certain nombre de lacunes plus ou moins impactantes. À mon sens, voici les principales:

Des tâches dignes de ce nom: même si de nombreuses alternatives existent dans le Marketplace ou à l'extérieur, l'outil de gestion des tâches standard intégré à Gmail est par trop basique pour satisfaire des besoins un tant soit peu avancés (délégation de tâches, suivi et affichage multi-critères, etc.) et les API qui permettraient éventuellement d'enrichir leurs fonctionnalités ne sont pas au niveau de celles des autres applications. En d'autres termes, cet outil ne satisfera que les utilisateurs très occasionnels qui n'ont pas d'expérience avec d'autres gestionnaire de tâches. Nous recommanderons aux autres de compléter leurs Google Apps avec des solutions telles que Toodledo (pour un usage individuel), Producteev (pour un usage collectif personnel et professionnel) ou Zoho Project (pour un usage purement professionnel en mode projet).

Une fonction de tri des e-mails! Aussi étonnant que cela puisse paraître, Gmail n'offre pas la possibilité à l'utilisateur de trier ses mails d'une autre manière que par date. Il est vrai que le classement des messages par conversation, la recherche avancée et la catégorisation automatique ou manuelle des messages au moyen des libellés permettent de retrouver beaucoup plus facilement les informations dans la plupart des cas. Néanmoins, dans les quelques situations où le contexte que l'on arrive à déterminer est insuffisant pour filtrer un nombre suffisant de messages, il serait utile de pouvoir changer leur ordre d'affichage.

Quelques fonctionnalités avancées dans le tableur: il serait pratique de pouvoir profiter des capacités de calcul déportées sur les serveurs de Google pour faire exécuter au tableur des fonctions un peu avancées telles que la gestion de scénario ou les tables à double-entrées, toutes deux disponibles sur MS Excel. Bien qu'elles soient l'apanage d'un nombre relativement restreint d'utilisateurs, ces fonctions permettraient de positionner Google Docs non plus seulement comme le meilleur outil de collaboration pour les documents relativement simples mais également pour des documents complexes. Il serait également judicieux d'améliorer l'aide à la saisie des formules, qui disparaît quand on en a le plus besoin...

Une intégration plus poussée entre les Google Docs et au sein du domaine. Alors que l'architecture Cloud permettrait théoriquement de simplifier les problématiques de cohérence de formats et au sein de la société et l'intégration des outils les uns avec les autres, Google n'en tire pas profit pour présenter une solution plus efficace que ses concurrents. À quand les feuilles de style et les thèmes de couleurs partagés à travers le domaine, l'insertion de tableaux dynamiques dans les textes et présentations?.. 

Des accès hors-ligne en ligne avec les attentes des utilisateurs sédentaires. 
Là encore, des solutions de contournement permettent de compenser les lacunes de Google Apps en terme d'accès hors-ligne aux données : entre les clefs 3G qui permettent de repousser la limite de l'aire d'accès à Internet (mais en ne répondant que partiellement au besoin des utilisateurs en avion ou à l'étranger) et le recours à des applications complémentaires (Thunderbird, MS Office, Open Office...) pour autoriser l'édition des documents et e-mails hors-connexion, Google Apps s'accomode relativement bien aux situations dans lesquelles Internet n'est pas disponible... pour peu que ces situations aient été anticipées et les mesures adéquates, prises. Or, ces mesures vont à l'encontre de la philosophie des Google Apps (pas de licences logiciel, limitation des déploiements et de la maitenance...) et en limitent de fait la portée. Certaines de ces barrières sont, peu à peu, supprimées par l'OS Chrome, qui, combiné à Google Apps, autorise maintenant l'édition et la consultation d'e-mails et la lecture de documents hors-connexion. On espère que les fonctionnalités manquantes viendront vite compléter cet édifice...

Et vous, quelles fonctionnalités vous semblent manquer à Google Apps?

vendredi 9 mars 2012

Google Apps dans les administrations publiques françaises

Afin de satisfaire aux contraintes légales de l'administration américaine, Google a mis en place une version de Google Apps for Business spécifiques aux administrations publiques: Google Apps for Government. Fondamentalement, la principale différence avec Google Apps for Business est la garantie de stockage des informations exclusivement sur le sol américain. Grâce à cette disposition, les Google Apps ont déjà pu être installées avec succès dans la mairie de Los Angeles, d'Orlando ou dans le District of Columbia Government (soit l'administration qui gère les établissements publics de la ville de Washington)... Cette version n'a, bien entendu, pas vocation à être commercialisée en-dehors des États-Unis. Est-ce à dire que les Google Apps ne conviennent pas aux administrations publiques étrangères, et, a fortiori, françaises? Non. Nos organisations publiques et collectivités locales peuvent parfaitement profiter de Google Apps.

Est-ce utile?
Les avantages des Google Apps sont nombreux. Mais l'argumentaire qui s'applique aux entreprises privées est globalement identique pour les organisations publiques et il n'y a pas lieu, ici, de les lister de nouveau. Tout au plus peut-on rappeler que la vocation de transparence et de génération d'informations des organisations publiques est idéalement adressée par les fonctionnalités de diffusion incluses dans Google Apps: de l'application Sites, qui permet à n'importe quel utilisateur de créer un site participatif (le site de la mairie, les renseignements sur une procédure, etc.) à Agenda, qui permet de diffuser un calendrier d'événements publics (le programme culturel de la MJC...) en passant par Docs, avec lesquels des formulaires peuvent être postés sur Internet en moins d'une minute..., les outils inclus facilitent le travail des fonctionnaires et contribuent à mieux informer les administrés.

Est-ce légal?
Oui. Rien n'interdit à une administration publique de recourir au cloud de Google dans la mesure où celle-ci est certifiée Safe Harbor.
Est-ce intéressant financièrement?
À chaque administration de faire le calcul. Mais à fonctionnalités et sécurité égales, aucune solution du marché n'est plus compétitive. Paradoxalement, la simplicité du modèle de précification de Google Apps complique quelque peu la comparaison du coût par rapport aux solutions traditionnelles. En effet, par opposition aux systèmes qui distribuent les coûts dans divers comptes (investissements matériels et immatériels, charges salariales, d'exploitation...) de manière plus ou moins explicite (licences de messagerie et bureautique, serveurs, maintenance, mises-à-jour, électricité pour alimenter et refroidir les serveurs, protection anti-virus, protection anti-spam, stockage...), avec Google Apps, tout est inclus dans les 40€ HT annuels par utilisateur. De plus, la variabilisation complète des coûts en fonction du besoin correspond mieux au fonctionnement budgétaire des administrations publiques.

Est-ce sûr?
Là encore, les bénéfices en terme de sécurité ne sont pas spécifiques aux administrations publiques et les arguments qui auront convaincu 4 millions d'entreprise, parmi lesquelles, une des plus 40 plus grandes banques mondiales s'appliquent également aux collectivités territoriales et autres agences d'état dont la sécurité informatique est une priorité.

Qu'en est-il de la confidentialité des données?
Le contrat d'utilisation de Google Apps for Business est explicite: "le Client possède tous les Droits de propriété intellectuelle associés à ses données". En clair, les messages ne sont "consultés" par les algorithmes de Google qu'afin de les classifier pour l'utilisateur (virus, spam, filtres, etc.). Ils ne servent pas de support à de la publicité (absente des Google Apps) et bien entendu, ne sont vendus à aucune entreprise tierce.
Reste enfin la méfiance liée au Patriot Act et, plus généralement, à la capacité qu'auraient les États-Unis à accéder aux données. Il faut être clair: théoriquement, oui, des agences de renseignement américaines pourraient obtenir accès à un extrait des données d'un utilisateur de Google Apps. Il faudrait, pour cela, soit convaincre un juge que ces données sont nécessaires à l'exécution d'une enquête criminelle en cours, soit que le FBI puisse soupçonner qu'elles contiennent des informations de nature terroriste. Aussi révoltant que cela puisse paraître pour un Européen, c'est une réalité qui concerne toutes les sociétés américaines même concernant des clients et des opérations résidant ou ayant lieu hors du territoire américain. Il est néanmoins à noter que:

Mais surtout, dans un contexte aussi sensible que celui de la protection de données ayant trait aux citoyens français, il est important de se poser les questions de manière pragmatique: quel "ennemi" représente le plus grand danger pour une collectivité territoriale française: l'état américain ou des hackers en colère? qui est le plus en mesure de porter préjudice à une administration: un employé de Google ou bien un fonctionnaire en procédure de licenciement?...


jeudi 23 février 2012

Microsoft sort l'artillerie lourde contre Google Apps. Très lourde...

Il fut un temps où le challenger dans le domaine de la messagerie d'entreprise s'appelait... Microsoft. C'était la fin des années 90 et, face aux leaders Lotus Notes et Novell GroupWise, Exchange présentait les arguments d'une solution plus moderne, reposant sur des interfaces familières pour les utilisateurs... Quinze ans plus tard, la donne a changé et le rigolo de l'époque se veut parangon du sérieux d'entreprise. Microsoft est le nouvel IBM. Ses concurrents doivent être raillés, puisque, par définition, ils ne sont pas, eux, Microsoft. La démarche est simple: convaincre les entreprises que leurs employés ne savent et ne peuvent utiliser que les solutions qu'ils ont déjà et que tout ce qui est intuitif ou adapté à l'utilisateur final ne peut être approprié pour l'entreprise. C'est ce message grossier que Microsoft (avec une finesse digne des caricatures qui la dépeignaient elle-même) diffuse (sur Youtube...) dans un spot publicitaire intéressant à quelques égards:

  • L'acteur principal est assez comique;
  • Le fait d'investir dans une campagne anti-Google Apps traduit bien l'inquiétude de la part de Microsoft de se voir menacée sur le secteur des entreprises qu'elle considère comme sa chasse gardée naturelle du fait du lock-in qu'exerce l'omniprésence d'Office;
  • Microsoft considère qu'un modèle selon lequel des améliorations payantes et nécessitant une formation pour les utilisateurs tous les trois ans est plus valable pour les entreprises qu'une mise-à-jour gratuite des applications apportant des nouvelles fonctionnalités simples tous les mois.
Par ailleurs, on notera que, pour Microsoft, la mystification fait office d'argumentaire puisque, à toutes les questions que la publicité soulève en laissant supposer des failles de Google Apps, les réponses sont, en réalité à l'avantage de ce dernier:

  • "Est-ce que cela fonctionne comme Excel et Powerpoint?": oui. Le tableur et l'outil de présentation font partie de l'offre Google Apps for Business. Ainsi que l'outil de création de sites, de formulaires en ligne, d'hébergement de Vidéos, etc.
  • "Y a-t-il un correcteur orthographique?": oui. Et, qui plus est, multilingue (34 langues à l'heure actuelle) en standard et avec un outil de traduction intégré...
  • "Y a-t-il des tableaux-croisés?": oui, absolument. Dans les Google Spreadsheets, disponible avec n'importe quel compte Gmail  ou Google Apps, en création et modification sur n'importe quel navigateur...
  • Les applications peuvent disparaître d'un jour à l'autre: non, pas celles supportées par le contrat d'utilisation de Google Apps for Business. Toutes les applications citées (Gears, Wave, Buzz) faisaient partie des Labs ou étaient des versions Beta dont l'utilisation n'était pas obligatoire et la permanence, non-garantie. 

Reste la question de l'usage offline qui est, apparemment, un vrai argument. Sauf à rappeler que:

  • La messagerie Gmail est disponible offline au moyen de Chrome ou de n'importe quel client POP ou IMAP;
  • Les documents et tableaux sont visibles hors-connexion, nativement dans Chrome;
  • Les documents (textes, tableaux, présentations) Google peuvent être enregistrés dans leur équivalent Office / Open Office pour manipulation offline et, éventuellement synchronisés sur Google Apps grâce au connecteur pour Microsoft Office.
De manière pragmatique, il est intéressant de considérer les Google Docs comme des outils supplémentaires et pas nécessairement substitutifs des applications Office déjà présentes (et amorties) dans la grande majorité des entreprises. Les deux cohabitent d'autant mieux que chacun se prête à un type d'usage assez différent: généralement, les documents nécessitant des fonctions avancées sont peu collaboratifs, ils réclameront alors la suite Office pour les quelques fonctionnalités encore absentes de leur équivalent Google (le gestionnaire de scénario, dans Excel ou le mode Plan dans Word...) ; inversement, les documents collaboratifs, exploitant des sources disponibles sur Internet ou alimentant des sites seront plus efficacement réalisés dans les outils Google.